Einleitung
Workflows basieren in BlueSpice 4.1 auf BPMN 2.0. Vier verschiedene Arten von seitenbasierten Workflows sind bereits integriert. Ihr Zweck ist es, eine Seite begutachten zu lassen und über eine Abstimmung ein Feedback einzuholen oder eine Seitenfreigabe auszulösen. Im folgenden werden diese Workflows daher Begutachtungen genannt.
| Workflow-Typ | Beteiligte | Beschreibung |
|---|---|---|
| Single user approval | 1 Benutzer | Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite abzustimmen. Am Ende wird bei einer "Zustimmung" des Begutachters die Seite automatisch freigegeben. |
| Expert document control | 3 Benutzer | Nach Bearbeitung einer Seite durch einen bestimmten Benutzer wird die Seite von einem Experten überprüft und über einen Hauptverantwortlichen freigegeben. |
| Group Feedback | 1 Gruppe | Eine in der Gruppenverwaltung existierende Gruppe wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben. |
| Single user feedback | 1 Benutzer | Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben. |
Benachrichtigungen und Reports
- Bei der Zuweisung einer Aufgabe: Wenn ein Benutzer eine Workflow-Aufgabe durchführen soll, wird sowohl eine Benachrichtigung als auch eine Aufgabe erstellt. Wird die Seite zur Bearbeitung gesperrt,
- Nach Abschluss der Begutachtung: Nach Abschluss einer Begutachtung wird der Initiator benachrichtigt und eine Email an einen Reportempfänger verschickt.
Workflow-Aktivitäten
Alle Begutachtungsworkflows beginnen mit der Eingabe der Workflow-Einstellungen durch einen Benutzer (Workflow-Initiator) und resultieren in Worfklow-Aktivitäten.
Single user approval
Zweck: Freigabe einer Entwurfsseite durch einen Benutzer mit Freigaberechten. Dieser Workflow macht nur Sinn, wenn auf einer Seite die Freigabe-Funktion aktiviert ist.
Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Worfklow pro Seite laufen.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| PageCheckout | Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. |
| PageCheckout | Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt. |
| UserVote | Der zugewiesene Benutzer führt eine Abstimmung durch und stimmt entweder zu oder lehnt ab. Alternativ kann die Aufgabe delegiert werden. Bei einer Ablehnung wird die Begutachtung abgebrochen. |
| ApprovePage | Bei einer Zustimmung wird die Seite freigegeben. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
| PageCheckin | Die Seite wird abschließend entsperrt. |
Expert document control
Zweck: Freigabe einer Entwurfsseite nach dem "6-Augen-Prinzip".
Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Workflow pro Seite laufen.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| PageCheckout | Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt. |
| EditPage | Begutachter 1 kann die Seite bearbeiten und schließt die Aufgabe kommentarlos ab. |
| UserVote | Begutachter 2 und 3 stimmen ab. Sobald ein Begutachter ablehnt, started die Begutachtung erneut mit Begutachter 1. |
| ApprovePage | Nach Zustimmung von Begutachter 2 und 3 wird die Seite freigegeben. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
| PageCheckin | Die Seite wird abschließend entsperrt. |
Group feedback
Zweck: Einholen von Feedback von einer Benutzergruppe. Die Gruppe muss in der Gruppenverwaltung angelegt sein.
Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| GroupFeedback | Alle Benutzer in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, das heißt, die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
Feedback
Zweck: Einholen von Feedback eines einzelnen Benutzers zu einer Seite.
Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| PageCheckout | Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. (Hinweis: In der Qualitätsgesicherten Bearbeitung wird erst nach dem ersten Begutachter gesperrt)´). |
| UserFeedback | Der zugewiesene Benutzer gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
Overview page
Alle Workflows sind auf der Seite Spezial:Workflows overview aufgeführt. Es gibt eine Ansicht der aktuellen Workflows und eine Ansicht aller Workflows: alternativtext=Workflows Übersicht|zentriert|mini|750x750px|Workflows Übersicht
Tasks
Benutzer werden über ihre Workflows auf ihrer Benachrichtungsseite sowie auf der Seite Meine Aufgaben über zugewiesene Workflow-Aufgaben informiert.
How to add a workflow
Die xml-Datei eines BPMN-Diagramms kann durch das Einfügen sogenannter Aktivitäten angepasst werden. Derzeit gibt es folgende definierte Aktivitäten:
Extension: Workflows
Extension: PageCheckout
Extension: BlueSpiceFlaggedRevsConnector
Beispiel zum erstellen eines neuen Workflows
