Einleitung
In BlueSpice 4.1, workflows are based on BPMN 2.0. Four different types of page-based workflows are already integrated. Their purpose is page reviews to obtain feedback via a vote or to trigger a page approval. In the following, these workflows are therefore called review workflows.
| Workflow type | Participants | Description |
|---|---|---|
| Single user approval | 1 user | A single user is asked to vote about a page. If a user submits a positive vote, the page is automatically approved. |
| Expert document control | 3 users | After a page has been edited by a specific user, the page is reviewed by an expert and then approved by a user who is responsible for approvals. |
| Group Feedback | 1 group | A group (needs to exist in the group manager) is requested to leave a comment on a page. |
| Single user feedback | 1 user | A user is asked to send a comment regarding a page. |
Notifications and reports
- When a task gets assigned: When a user needs to complete a workflow task, both a notification and a task are created.
- At the end of a worfklow: After a workflow has ended, the initiator receives a notification and an email is sent to a report recipient (as defined at the beginning of the workflow).
Workflow activities
All approval workflows start with a form where the necessary workflow data is entered by the workflow initiator. Each workflow results in one or more workflow activities.
Single user approval
Purpose: Approval of a draft page by a user with approval rights. This workflow only makes sense if the approval function (FlaggedRevs) is activated on a page.
Workflow instances: Only one approval workflow can run per page.
| Activity | Description |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| PageCheckout | Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. |
| PageCheckout | Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt. |
| UserVote | Der zugewiesene user führt eine Abstimmung durch und stimmt entweder zu oder lehnt ab. Alternativ kann die Aufgabe delegiert werden. Bei einer Ablehnung wird die Begutachtung abgebrochen. |
| ApprovePage | Bei einer Zustimmung wird die Seite freigegeben. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
| PageCheckin | Die Seite wird abschließend entsperrt. |
Expert document control
Purpose: Approval of a draft page according to the "4-eyes principle".
Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Workflow pro Seite laufen.
| Activity | Description |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| PageCheckout | Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt. |
| EditPage | Begutachter 1 kann die Seite bearbeiten und schließt die Aufgabe kommentarlos ab. |
| UserVote | Begutachter 2 und 3 stimmen ab. Sobald ein Begutachter ablehnt, started die Begutachtung erneut mit Begutachter 1. |
| ApprovePage | Nach Zustimmung von Begutachter 2 und 3 wird die Seite freigegeben. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
| PageCheckin | Die Seite wird abschließend entsperrt. |
Group feedback
Zweck: Einholen von Feedback von einer usergruppe. Die Gruppe muss in der Gruppenverwaltung angelegt sein.
Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| GroupFeedback | Alle user in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, das heißt, die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
Feedback
Zweck: Einholen von Feedback eines einzelnen users zu einer Seite.
Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| CollectData | Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
|
| PageCheckout | Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. (Hinweis: In der Qualitätsgesicherten Bearbeitung wird erst nach dem ersten Begutachter gesperrt)´). |
| UserFeedback | Der zugewiesene user gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. |
| SendMail | Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt. |
Overview page
Alle Workflows sind auf der Seite Spezial:Workflows overview aufgeführt. Es gibt eine Ansicht der aktuellen Workflows und eine Ansicht aller Workflows: alternativtext=Workflows Übersicht|zentriert|thumb|750x750px|Workflows Übersicht
Tasks
user werden über ihre Workflows auf ihrer Benachrichtungsseite sowie auf der Seite Meine Aufgaben über zugewiesene Workflow-Aufgaben informiert.
How to add a workflow
Die xml-Datei eines BPMN-Diagramms kann durch das Einfügen sogenannter Aktivitäten angepasst werden. Derzeit gibt es folgende definierte Aktivitäten:
Extension: Workflows
Extension: PageCheckout
Extension: BlueSpiceFlaggedRevsConnector
Beispiel zum erstellen eines neuen Workflows
