8.2 Workflows

Introduction

In BlueSpice 4.1, workflows are based on BPMN 2.0. Four different types of page-based workflows are already integrated. Their purpose is page reviews to obtain feedback via a vote or to trigger a page approval. In the following, these workflows are therefore called review workflows.

Types of reviews
Workflow type	Participants	Description
Single user approval	1 user	A single user is asked to vote about a page. If a user submits a positive vote, the page is automatically approved.
Expert document control	3 users	After a page has been edited by a specific user, the page is reviewed by an expert and then approved by a user who is responsible for approvals.
Group Feedback	1 group	A group (needs to exist in the group manager) is requested to leave a comment on a page.
Single user feedback	1 user	A user is asked to send a comment regarding a page.

Notifications and reports

When a task gets assigned: When a user needs to complete a workflow task, both a notification and a task are created.
At the end of a worfklow: After a workflow has ended, the initiator receives a notification and an email is sent to a report recipient (as defined at the beginning of the workflow).

Workflow activities

All approval workflows start with a form where the necessary workflow data is entered by the workflow initiator. Each workflow results in one or more workflow activities.

Single user approval

Purpose: Approval of a draft page by a user with approval rights. This workflow only makes sense if the approval function (FlaggedRevs) is activated on a page.

Workflow instances: Only one approval workflow can run per page.

BPMN diagram of a "Single user approval" workflow

Activity	Description
CollectData	In the first workflow step, the workflow initiator enters the settings: User: user who is assigned to the task. Instructions: A comment/instructions for the user that should help to complete the task. Send report to: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein username angegeben, so muss in der userverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	The page is locked for the upcoming vote for editing.
UserVote	The assigned user carries out a vote and either agrees to the page or rejects it. Alternatively, the task can be delegated. In the event of a rejection, the workflow will be terminated.
ApprovePage	If the user has agreed, the page is set to an approved state.
SendMail	An email report is sent to the report recipient who was specified in the first step.
PageCheckin	The page is unlocked.

Expert document control

Purpose: Approval of a draft page according to the "4-eyes principle".

Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Workflow pro Seite laufen.

BPMN Diagramm des Workflows "Qualitätsgesicherte Bearbeitung"

Activity	Description
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: user: user (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den user oder die usergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein username angegeben, so muss in der userverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt.
EditPage	Begutachter 1 kann die Seite bearbeiten und schließt die Aufgabe kommentarlos ab.
UserVote	Begutachter 2 und 3 stimmen ab. Sobald ein Begutachter ablehnt, started die Begutachtung erneut mit Begutachter 1.
ApprovePage	Nach Zustimmung von Begutachter 2 und 3 wird die Seite freigegeben.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
PageCheckin	Die Seite wird abschließend entsperrt.

Group feedback

Zweck: Einholen von Feedback von einer usergruppe. Die Gruppe muss in der Gruppenverwaltung angelegt sein.

Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.

BPMN Diagramm des Workflows "Gruppen-Feedback"

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: user: user (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den user oder die usergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein username angegeben, so muss in der userverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
GroupFeedback	Alle user in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, das heißt, die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.

Feedback

Zweck: Einholen von Feedback eines einzelnen users zu einer Seite.

Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.

BPMN Diagramm des Feedback-Worfklows

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: user: user (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den user oder die usergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein username angegeben, so muss in der userverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. (Hinweis: In der Qualitätsgesicherten Bearbeitung wird erst nach dem ersten Begutachter gesperrt)´).
UserFeedback	Der zugewiesene user gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.

Overview page

Alle Workflows sind auf der Seite Spezial:Workflows overview aufgeführt. Es gibt eine Ansicht der aktuellen Workflows und eine Ansicht aller Workflows:

File:Manual:wf-übersicht.png

Workflows Übersicht